Helsingin Sanomien nettisivuilla 6.4.2018 julkaistu artikkeli
”Ihmiset räpläävät kännykkäänsä, eivät kuuntele tai saavu ollenkaan paikalle” – Kokouksista on tullut työtehoa syöviä turhakkeita, näillä ohjeilla muutat ne taas toimiviksi
Jos työpaikan palaverit turhauttavat ja osa istuu niissä kännykkää räpläten, on ryhtiliikkeen paikka. Kokouskäytäntöjä voi helposti parantaa. Ajankäytön asiantuntijat antavat täsmävinkit, joilla saat muodottomiksi levähtäneet kokoukset ruotuun.
ASIANTUNTIJATÖISSÄ istutaan paljon kokouksissa. Viikkokokousten tarkoitus on usein tavata kollegat ja käydä lyhyesti läpi, missä mennään. On myös asioita, joista pitää neuvotella, sopia ja keskustella.
Työterveyslaitoksen vuonna 2015 tekemän kyselyn mukaan yli 70 prosenttia asiantuntijatyötä tekevistä osallistuu erilaisiin kokouksiin työssään vähintään ”melko paljon”. Moni asiantuntija kertoi pitävänsä osaa palavereista turhauttavina.
Ne katkaisevat keskittymistä vaativan työn liian usein.
”LÄHESKÄÄN kaikki eivät ole henkisesti läsnä kokouksissa, joihin osallistuvat, vaan räpläävät kännykkäänsä eivätkä seuraa kokouksen kulkua”, kertoo vanhempi asiantuntija Minna ToivanenTyöterveyslaitoksesta.
Tällaisista kokouksista pitäisi päästä eroon. Jo siitäkin syystä, että turha istuminen työajalla tulee kalliiksi: Euroopan unionin tilastotoimisto Eurostatin mukaan työtunnin hinta Suomessa on keskimäärin 33 euroa.
”Muut työt seisovat, työntekijät turhautuvat ja aikaa kuluu hukkaan”, luettelee työhyvinvointivalmentaja Annamaija Tolvila Luotain Consulting -yrityksestä.
Hänen mukaansa monet yritykset ovat kiinnittäneet huomiota palaverikäytäntöihin. Ihmiset eivät enää niin paljon suostu istumaan kokouksissa turhan pantteina.
”Ihmiset alkavat myöhästellä kokouksista, eivät saavu ollenkaan paikalle tai kokouksissa ei saada mitään aikaiseksi”, Tolvila listaa selviä merkkejä siitä, että kokoukset eivät toimi.
Minna Toivanen ja Annamaija Tolvila laativat käytännön vinkkejä hyvien palaverien räätälöintiin:
- Mieti kokouksen tarkoitus
MIKÄ on kokouksen tavoite? Koollekutsujalle pitää olla selvää, miksi kokous pidetään. Jos on kyse jonkin pienen asian yksisuuntaisesta kertomisesta, ei kokousta yleensä tarvita. Kokoukseen pitäisi aina liittyä vuorovaikutusta.
Viikkokokouksellakin on paikkansa, jos siellä esimerkiksi sovitaan työnjaosta ja tavataan kollegat samalla. Kerrotaan, missä mennään. Joskus oman työn eteneminen on kiinni siitä, miten kollega on edennyt. Myös projekteissa tarvitaan usein jokunen tilannepalaveri, että kaikki pysyvät kärryillä hankkeen etenemisestä.
Koollekutsujan pitää miettiä ja pystyä kertomaan osallistujille, mikä on palaverin tavoite. Jos työpaikalla on huono yhteishenki, se ei parane kokouksia pitämällä. Sitä varten voidaan järjestää muu työyhteisön kehittämistilaisuus.
- Kutsu oikeat ihmiset koolle
KEITÄ kokouksessa kuuluu olla? Ketä asia koskettaa? On hyvä miettiä, keitä missäkin kokouksissa tarvitaan. Joskus riittää parin-kolmen hengen kokoontuminen. Silloin vältetään tilanne, jossa ihmiset tulevat kokoushuoneeseen räpläämään kännyköitään. Monesti kokoukseen kutsutaan liikaa ihmisiä, mikä ei ole kenenkään kannalta hyvä asia.
”Olisi hyvä, jos kokouksessa kaikki olisivat osallisia ja mentaalisesti läsnä. Kokouksia ei pitäisi järjestää vain tavan vuoksi”, Toivanen sanoo.
- Ajoita oikein
ASIANTUNTIJAN työhön kuuluu usein myös lukemista ja kirjoittamista. Lyhytkin kokous helposti katkaisee työvireen. Joissakin asiantuntijaorganisaatioissa on luotu säännöt, että kokouksia pidetään esimerkiksi vai maanantaisin ja tiistaisin. Silloin loppuviikon voi pyhittää keskittymistä vaativaan työhön. Palaveripäivien aikatauluja suunnitellessa pitäisi Toivasen mukaan ottaa huomioon myös siirtymäajat, sillä osa ihmisistä osallistuu useaan kokoukseen peräkkäin. Myös taukoja täytyy pitää, riippuen kokousten pituudesta.
”Jos kokous alkaisi aina varttia yli ja loppuisi tasalta, ehtisivät osallistujat helpommin siirtyä kokouksesta toiseen ja orientoitua uuteen asiaan”, Toivanen toteaa.
- Päätä paikka ja tapa
JOSKUS on tarpeen keskustella asioista kasvokkain, mutta ei aina. Lyhyt Skype-neuvottelukin on välillä ihan toimiva. Jos kokouksessa pohditaan vapaasti jotakin uutta asiaa, sen voi pitää vaikka ulkona kävellen.
”Kävellessä uudessa ympäristössä voi helpommin syntyä uusia ideoita”, Toivanen sanoo.
Se ei kuitenkaan toimi, jos samalla pitää täyttää excel-taulukkoa. Eikä varmaankaan ole tarpeen silloin, kun tsekataan tilanne lyhyesti läpi.
- Laatikaa yhteiset säännöt
KOKOUKSEEN pitää aina valmistautua. Jos kokouksen koollekutsuja jakaa materiaalia tai tehtäviä, se pitäisi hoitaa ajoissa. Kokouksen puheenjohtajan tai vetäjän tulisi jo kutsussa kertoa, kauanko kokous kestää.
Sekä Toivasen että Tolvilan mukaan työyhteisön kokouskäytäntöjen pitäisi olla yhdessä laadittuja. Käyttävätkö esimerkiksi kaikki minuutin puheenvuoron? Työyhteisöissä on aina puheliaita ja hiljaisempia ihmisiä. On huolehdittava tasapuolisuudesta, etteivät joidenkin mielipiteet jää kokonaan kuulematta.
”Jos keskustelussa nousee esiin joku täysin uusia asia, josta pitää sopia, sille sovitaan uusi kokousaika eikä pitkitetä kokousta sen takia”, Toivonen sanoo.
Tolvila painottaa, että koollekutsujalla on iso rooli viedä kokousta eteenpäin.
”Vaikka asioita pitääkin joskus pallotella, loputtomalle asioiden vatkaamiselle on pantava piste.”
Yhdessä myös sovitaan, että osallistujat ovat läsnä kokouksessa, eivätkä esimerkiksi räplää kännyköitään tai läppäriään. On kohteliasta kieltäytyä kokoukseen osallistumisesta, jos ei siihen ole täysipainoisesti aikaa.
Toisten kuunteleminen on myös hyvää käytöstä.
- Ota koko porukka mukaan
RYHMÄTOIMINNAN helpottamiseksi on laadittu lukuisia keinoja, joita kutsutaan fasilitoinniksi. Niiden tarkoitus on nimenomaan helpottaa johtamista ja kokousten läpivientiä.
Annamaija Tolvilan mukaan keinot ovat käytännössä asioita, joita ryhmässä voi toteuttaa monella tapaa. Helposti toteutettava tapa on esimerkiksi se, että ensin ideoidaan jotakin asiaa yksin, sitten parin kanssa ja lopulta yhdessä. Tällä tavalla saadaan poimittua yhteiset ”helmet” esille.
Toimiva keino on Tolvilan mielestä myös kerätä yhteistuumin esimerkiksi fläppitaululle asiaan liittyvät faktat, huolet, ydinkysymykset ja ratkaisuehdotukset.
- Tee yhteenveto kokouksesta
Kokouksen koollekutsujan on hyvä vetää yhteen, mitä kokouksessa päätettiin ja yhteisesti tulee myös sopia jatkosta eli miten päätetyt asiat viedään käytäntöön tai mitä vielä pitää jatkojalostaa.
Jos mitään ei jää käteen, kokous on ollut turha.
0 kommenttia