Posted on

Toimiva työyhteisö

Tiedämme, että mitä paremmin jo etukäteen rakennamme yhdessä hyvää työyhteisöä, sitä mielekkäämpänä työtä pidetään, sen paremmin työssä jaksetaan, sitä enemmän koemme arvostusta ja sitä enemmän saamme myös aikaan. Vastaavasti tiedämme, että riidat ja konfliktit – varsinkin pitkittyneet – vaikuttavat juuri päinvastoin eli työ menettää mielenkiintoaan, sairaslomat lisääntyvät, työaika menee sekundaarisiin asioihin eli ei perustehtävän tekemiseen vaan puuhailuun, narisemiseen ja kuppikunnissa ”asioiden järjestelyyn” ja sen seurauksena tuloskin jää huonommaksi. Lisäksi rahaa palaa kriiseihin ja niiden vaikutuksiin.

Siksi ensiarvoisen tärkeää on rakentaa toimivaa, mielekästä työyhteisöä, jossa kuitenkin on otettu huomioon myös ne tilanteet, joissa ristiriitojen avaamista ja mahdollisesti sovittelua tarvitaan. Näissäkin tilanteissa reagoidaan nopeasti, ei ajatella ajan puhdistavan ilmapiiriä – niin ei yleensä käy.

Toimiva työyhteisö

Työssään hyvinvoiva ihminen nauttii työstään, arvostaa työtään ja itseään työntekijänä, arvostaa työkaveriaan, esimiestään, työnantajaansa ja asiakkaitaan. Työhyvinvoinnin perustana ovat myös hyvä terveys, tarvittava osaaminen, riittävä työmotivaatio, oikeudenmukainen johtaminen ja hyvä työilmapiiri.

Pekka Järvinen toteaa kirjassaan Menestyvän työyhteisön pelisäännöt, että toimivan työyhteisön perustekijät ovat ammatillisuus sekä työpaikan peruspilareiden hyvä kunto. Ammatillinen käyttäytyminen ei ole aina helppoa, mutta se on harjoiteltavissa ja opittavissa. Jokaisen tulisi miettiä omalta kohdaltaan, mitä ammatillinen käytös juuri itselle ja omassa työporukassa tarkoittaa. Työnteossa voi tulla ristiriitoja ja erimielisyyksiä, mutta ammatillisella asenteella työskenneltäessä niiden ei anneta vaarantaa työpaikan vuorovaikutusta. Ts. työporukka osaa pitää työsuhteet ja ihmissuhteet erillään eikä niitä sekoiteta toisiinsa.

Järvisen mukaan ammatillisen työyhteisön piirteitä ovat seuraavat: pidetään työ- ja ihmissuhteet erillään, mahdolliset ristiriidat ovat ammatillisia, vuorovaikutusta voi kuvailla sanoilla avoin ja asiallinen, keskinäiselle luottamukselle ja arvostukselle on tilaa ja osataan aidosti hyödyntää erilaisuutta, kokemusta ja luovuutta.

Toimivan työyhteisön peruspilareita ovat selkeä organisaation perustehtävä eli mitä varten olemme olemassa, mikä on ydinosaamistamme ja mistä bisneksemme rakentuu sekä näiden jatkuva uudelleenarviointi.  Organisaatio, joka tukee työn tekemistä, tarkoittaa mm. sitä, että uskalletaan kyseenalaistaa tekemisen tapoja, opitaan kokemuksista, onnistumisista ja virheistä. Esimiehen tehtävänä on huolehtia työn tekemisen mahdollisuuksista, tavoitteet ovat selkeät ja ymmärrettävät eli työnjako, vastuut ja tehtävät ovat kaikkien osallisten tiedossa. Käytännössä olen huomannut, että yhteiset pelisäännöt ovat helposti puutteellisia eli miten työtä tehdään ja millainen on työyhteisön yhteinen toimintakulttuuri ja tavat. Tämä hankaloittaa tavoitteeseen pääsyä ja voi tuoda mukanaan myös muita ristiriitoja. Mikäli keskusteluyhteys ei ole suoraa ja rehellistä, syntyy helposti ns. selän takana puhumista ja kuppikuntia, jotka hajottavat yhtenäisyyttä. Tämän päivän työelämän yksi keskeinen piirre tuntuu myös olevan, että toimintaa tulee arvioida jatkuvasti, joka tarkoittaa myös jokaisen omalla kohdalla omaa työn seurantaa eli mitä voi parantaa, kehittää, muuttaa, tuunata jne.

Käytännön työnohjaus- ja valmennustyössä olen huomannut, että perustehtävän selkeys ja ymmärrettävyys vaikuttavat positiivisesti niin työn tekemisen tapoihin, töiden järjestelyihin kuin pelisääntöihinkin. Vastaavasti kun perustehtävä hämärtyy, myös moni muu toimivan työyhteisön elementti rapautuu: voi tulla ristiriitoja tekemisen tyyleistä, resursseista, pelisäännöistä, vuorovaikutus takeltelee, tartutaan kiinni epäkohtiin kehittämisen sijasta.

Työyhteisöjen ongelmatilanteet

Sini Rantama toteaa kirjoituksessaan Ratkaisukeskeinen työyhteisösovittelu osana toimivan vuorovaikutuksen rakentamista, että työyhteisöjen erimielisyydet ovat yleisiä eikä niitä lähtökohtaisesti tarvitse vältellä tai pelätä. Näkemyserojen esiin tuominen kuitenkin edellyttää luottamuksellista ja avointa ilmapiiriä, eikä näin aina ole tilanne.

Tyypillisiä tilanteita, jotka voivat kehittyä työyhteisöissä ongelmallisiksi, ovat mm. erilaiset muutostilanteet (kilpailukyvyn tehostaminen, supistukset, lakkautukset jne.), yhteisöllinen stressi (peräkkäiset muutokset, hallinnan tunne katoaa), yksilöstä peräisin olevat asiat (henkilökohtaiset ongelmat, ongelmat yhteistyössä jne.) sekä kärjistyneet työyhteisöongelmat (voi olla eri osastojen tai yksiköiden sisäisiä tai välisiä, annetaan kehittyä pidemmän aikaa). Työyhteisöissä yhteistyö esim. tiimin tai osaston sisällä toimii vähintään kohtalaisen hyvin, mutta yhteistyö tiimien tai osastojen kesken ontuu. Kyseessä voi olla ns. syntipukki-ilmiö, joka itse asiassa on varsin tavallinen kaikille ihmisyhteisöille eli syytetään toinen toisiaan, ja sen taustalla voikin olla kyse jopa vastuunpakoilusta. Ongelmat yritetään saada toisten niskoille, jotta itse ei tarvitse tehdä mitään.

Kirjassaan Menestyvän työyhteisön pelisäännöt Järvinen toteaa syntipukkien synnyn ehkäisevistä toimista seuraavaa. Mietitään, mitä voin itse tehdä, tutustutaan toisiin ja heidän työhönsä, selkeytetään työn- ja vastuunjakoja, ollaan valmiita tarvittaessa auttamaan toinen toisiaan ja tunnistetaan se tosiseikka, että yhteisessä työpaikassa kaikki ovat vastuullisia.

Työyhteisöt voivat joutua ongelmakierteeseen, jos hankaluuksiin tai ristiriitoihin ei tartuta nopeasti eikä niihin haeta ratkaisua. Varhainen puuttuminen ja asioiden selvittäminen kannattaa aina. Ongelmakierre käynnistyy, kun työntekoa tai sitä haittaavia asioita ei syystä tai toisesta pystytä työpaikalla käsittelemään, esim. avoimuus ja luottamus ontuvat. Voi olla myös niin, että ei olla totuttu käsittelemään ja ratkomaan työongelmia. Ongelmaprosessi voi kestää vuosia ja alun perin ehkä pienikin väärinkäsitys käsittelemättömänä ja ratkaisemattomana voi johtaa ongelman henkilöitymiseen, syyttelyyn, klikkiytymiseen, se voi laajentua organisaatiossa ja pahimmillaan voi laajentua myös organisaation ulkopuolelle asiakkaisiin tai sidosryhmiin.

Sini Rantama toteaa, että jos ristiriitatilanne pääsee etenemään asioiden tasolta henkilökohtaiselle tasolle, tulee mukaan myös kielteisiä tunteita ja niiden myötä tilanne voi muuttua hankalasti ratkaistavaksi. Konfliktit voivat ilmetä työpaikoilla monenlaisilla tavoilla, esim. puhumattomuutena, mykkäkouluna, huomiotta jättämisenä, jätetään ryhmän ulkopuolelle, pantataan tietoa, esiintyy epäasiallista kommentointia, syntipukin hakemista, perusteetonta syyttelyä tai muutetaan työtehtäviä ilman perusteluja.

Pehrman kuvaa kirjassaan Paremmin puhumalla työyhteisöjen konfliktien syntyä ja elämistä. Konflikti kasvaa erilaisten tulkintojen, väärinymmärrysten ja selän takana puhumisen vaikutuksesta. Väärät tulkinnat ja juorut puolestaan saavat aikaan kielteisten tunteiden syntyä ja siitä puolestaan saa voimaa alleen epäasiallinen ja aggressiivinen käytös. Ihmiset loukkaantuvat ja tilanteeseen reagoidaan puhumattomuudella. Konfliktien seuraukset ovat aika ikäviä: eristäytymistä, liittoutumista, masennusta, työhaluttomuutta, sairaslomat lisääntyvät, pahimmillaan työkyvyttömyyttä ja ennenaikaista eläköitymistä. Jo pienikin muutos riitatilanteen ratkaisemiseen päin on tärkeää – muutokset alkavat usein pienistä asioista – ja ennen pitkää, kokemuksen ja oppimisen kautta työyhteisö suhtautuu konflikteihin oppimistilanteina.

Näyttää siis siltä, että työyhteisöjen hankalissa riita- ja ristiriitatilanteissa voidaan tehdä ainakin jako kahteen periaatteelliseen kategoriaan: organisatoriset ja vuorovaikutteiset tilanteet. ’Organsatorisina’ voidaan pitää Pekka Järvisen kuvaamia toimivan työyhteisön pilareiden kääntöpuolia ja ’vuorovaikutteisina kiistoina ja riitoina’ niitä, jotka saavat alkunsa ihmisten välisessä kanssakäymisessä. Suuri osa työyhteisöissä olevista riidoista saa alkunsa väärinymmärryksistä, joita ei saman tien selvitetä. Tulkitseminen on ihmisille luontaista ja ongelmia syntyy, kun omien silmälasien läpi tehdyistä subjektiivisista tulkinnoista tuleekin tosia.

Yksittäisen ihmisen, työtiimin, työyhteisön, organisaation ja koko Suomenkin tasolla tarvitsemme hyvin toimivia, mielekästä työtä tekeviä, hyvinvoivia ja tuloksellisia työpaikkoja. Ympäristö, jossa elämme ja toimimme, on hektinen, se voi olla poukkoileva, vaativa ja jatkuvasti uudistuva tai uudistusta ainakin edellytetään. Ihmisen oletetaan sopeutuvan ja joustavan, löytävän lisää uusia vaihteita; toisaalta tiedämme ihmisen mielen toiminnasta, että jatkuvassa muutoksessa eläminen rasittaa ja uuvuttaa. Tarvitsemme myös taukoja sekä ainakin tunnetta siitä, että jokin muutos on saatu päätökseen ja käytäntöön ennen kuin seuraava muutos alkaa.

Ihmisten välinen kanssakäyminen työssä on jatkuvaa, vain muutama prosentti työssäkäyvistä ihmistä tekee työtään täysin yksin. Näin ollen vuorovaikutus, sen toimivuus tai toimimattomuus, on merkityksellistä niin hyvinvoinnin kuin tuloksellisuudenkin kannalta ja siihen tulee kiinnittää huomiota. Toimimaton vuorovaikutus saa aikaa väärinymmärryksiä, vääriä tulkintoja, riitoja, mielipahaa jne. ja nämä heijastuvat työn tekemiseen.

Mielestäni työyhteisöissä tulisi ottaa ”koko paketti haltuun”. Mietitään oman organisaation osalta perustehtävästä lähtien rakenteet, johtaminen, esimiestyö ja työyhteisötaidot ja tarpeen mukaan tehdään muutoksia. Huomataan myös toimivat osat ja onnistumiset. Lisäksi laaditaan valmiiksi ristiriitatilateiden varalle oma tapa toimia: nopea reagointi, kuka, miten ja millä mallilla. Mietitään ja tehdään avoimesti selväksi, mihin tullaan puuttumaan ja millä asenteella eli kunnioittava, arvostava, rakentava ja tulevaisuuteen katsova asenne. Pohditaan yhdessä oman organisaation ammatillinen käyttäytyminen ja sen eri puolet, sovitaan että hankalissa asioissa saa kysyä, tarkentaa ja hakea ratkaisua.

Tuula Kiuru-Ahvonen, Ratkaisukeskeinen työnohjaaja, Johdon työnohjaajaMaster CSLE 2018, Työyhteisö- ja esimiesvalmentaja, Luotain Consulting Oy

Tags: , , , ,


Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *

Ajankohtaista

HR Ammattilaisille suunnattu tapahtuma 19.2.2018 Luotaimessa.
Luotain esittelee toimintaansa -tutustu Luotaimen palveluihin ja tapaa valmentajia ja työnohjaajia. ilmoittaudu mukaan 5.2.2019 mennessä: info@luotain.net

Luotain tuottaa yhteistyössä TEM:n ja SITRA:n kanssa kaksi yrityskiihdyttämöä, jossa mukana 20 organisaatiota. Kiihdyttämö nyt käynnissä.
Nyt mahdollisuus hakea mukaan uuteen verkosto-ohjelmaan, joka alkaa helmikuussa 2019.Katso tapahtumasivu tästä ja kysy lisää!

LUOTAIMEN KURSSIKALENTERI JULKAISTU
Luotaimen koulutukset ovat konkreettisia ja tarjoavat työkaluja ammattilaisten arkeen. Lähde mukaan. Katso kurssit tästä!

ELYN KONSULTAATIOLLA VAUHTIA KASVUUN!
LUOTAIN valittu ELY-keskuksen yritysten kasvuvalmiuksien ja liiketoiminnan uudistumisen kehittämisen palveluntuottajaksi. Kysy miten sinä voisit saada apua liiketoimintasi kehittämiseen Elyn tuella: info@luotain.net

Lehtiartikkeleja Luotaimesta

Helsingin Sanomat 6.4.2018
Artikkeli: Vinkit toimiviin kokouskäytäntöihin. Asiantuntijana Annamaija Tolvila Lue lisää

Työ Terveys Turvallisuus -lehti 6/2016
Artikkeli: Ilmapiiri parani puhumalla hyvää. Asiantuntijana Pia Vilanen Lue lisää

JYTY-Lehti 5/2016
Artikkeli: Luotain Consulting Oy:n toimitusjohtaja JYTY -lehden asiantuntijana aiheena Vaikeat asiat puheeksi Lue lisää

PROVIISSORIT -LEHTI 10/2015
Artikkeli: Vahvuusalueilta innostusta työhön. Kirjoittajat Pia Vilanen ja Tuula Kiuru-Ahvonen Lue lisää

JULKU Pirkanmaan yrityskummien lehti
Artikkeli: Luotain Consulting Oy Vuoden kummiyritykseksi Lue lisää

QUESTBACK asiakaslehti
Artikkeli: Mittaamisen avulla työyhteisö positiiviseen kasvuun Lue lisää