Posted on

Vinkit toimiviin kokouskäytäntöihin

Helsingin Sanomien nettisivuilla 6.4.2018 julkaistu artikkeli

”Ihmiset räpläävät kännykkäänsä, eivät kuuntele tai saavu ollenkaan paikalle” – Kokouksista on tullut työtehoa syöviä turhakkeita, näillä ohjeilla muutat ne taas toimiviksi

Jos työpaikan palaverit turhauttavat ja osa istuu niissä kännykkää räpläten, on ryhtiliikkeen paikka. Kokouskäytäntöjä voi helposti parantaa. Ajankäytön asiantuntijat antavat täsmävinkit, joilla saat muodottomiksi levähtäneet kokoukset ruotuun.

ASIANTUNTIJATÖISSÄ istutaan paljon kokouksissa. Viikkokokousten tarkoitus on usein tavata kollegat ja käydä lyhyesti läpi, missä mennään. On myös asioita, joista pitää neuvotella, sopia ja keskustella.

Työterveyslaitoksen vuonna 2015 tekemän kyselyn mukaan yli 70 prosenttia asiantuntijatyötä tekevistä osallistuu erilaisiin kokouksiin työssään vähintään ”melko paljon”. Moni asiantuntija kertoi pitävänsä osaa palavereista turhauttavina.

Ne katkaisevat keskittymistä vaativan työn liian usein.

”LÄHESKÄÄN kaikki eivät ole henkisesti läsnä kokouksissa, joihin osallistuvat, vaan räpläävät kännykkäänsä eivätkä seuraa kokouksen kulkua”, kertoo vanhempi asiantuntija Minna ToivanenTyöterveyslaitoksesta.

Tällai­sista kokouk­sista pi­täisi päästä eroon. Jo siitäkin syystä, että turha istu­minen työajalla tulee kalliiksi: Eu­roopan unionin tilasto­toimisto Eurostatin mukaan työtunnin hinta Suomessa on keskimäärin 33 euroa.

”Muut työt seisovat, työntekijät turhautuvat ja aikaa kuluu hukkaan”, luettelee työhyvinvointivalmentaja Annamaija Tolvila Luotain Consulting -yrityksestä.

Hänen mukaansa monet yritykset ovat kiinnittäneet huomiota palaverikäytäntöihin. Ihmiset eivät enää niin paljon suostu istumaan kokouksissa turhan pantteina.

”Ihmiset alkavat myöhästellä kokouksista, eivät saavu ollenkaan paikalle tai kokouksissa ei saada mitään aikaiseksi”, Tolvila listaa selviä merkkejä siitä, että kokoukset eivät toimi.

Min­na Toi­vanen ja Anna­maija Tol­vila laa­ti­vat käytännön vinkkejä hyvien palaverien räätälöintiin:

  1. Mieti kokouksen tarkoitus

MIKÄ on kokouksen tavoite? Koollekutsujalle pitää olla selvää, miksi kokous pidetään. Jos on kyse jonkin pienen asian yksisuuntaisesta kertomisesta, ei kokousta yleensä tarvita. Kokoukseen pitäisi aina liittyä vuorovaikutusta.

Viikkokokouksellakin on paikkansa, jos siellä esimerkiksi sovitaan työnjaosta ja tavataan kollegat samalla. Kerrotaan, missä mennään. Joskus oman työn eteneminen on kiinni siitä, miten kollega on edennyt. Myös projekteissa tarvitaan usein jokunen tilannepalaveri, että kaikki pysyvät kärryillä hankkeen etenemisestä.

Koollekutsujan pitää miettiä ja pystyä kertomaan osallistujille, mikä on palaverin tavoite. Jos työpaikalla on huono yhteishenki, se ei parane kokouksia pitämällä. Sitä varten voidaan järjestää muu työyhteisön kehittämistilaisuus.

  1. Kutsu oikeat ihmiset koolle

KEITÄ kokouksessa kuuluu olla? Ketä asia koskettaa? On hyvä miettiä, keitä missäkin kokouksissa tarvitaan. Joskus riittää parin-kolmen hengen kokoontuminen. Silloin vältetään tilanne, jossa ihmiset tulevat kokoushuoneeseen räpläämään kännyköitään. Monesti kokoukseen kutsutaan liikaa ihmisiä, mikä ei ole kenenkään kannalta hyvä asia.

”Olisi hyvä, jos kokouksessa kaikki olisivat osallisia ja mentaalisesti läsnä. Kokouksia ei pitäisi järjestää vain tavan vuoksi”, Toivanen sanoo.

  1. Ajoita oikein

ASIANTUNTIJAN työhön kuuluu usein myös lukemista ja kirjoittamista. Lyhytkin kokous helposti katkaisee työvireen. Joissakin asiantuntijaorganisaatioissa on luotu säännöt, että kokouksia pidetään esimerkiksi vai maanantaisin ja tiistaisin. Silloin loppuviikon voi pyhittää keskittymistä vaativaan työhön. Palaveripäivien aikatauluja suunnitellessa pitäisi Toivasen mukaan ottaa huomioon myös siirtymäajat, sillä osa ihmisistä osallistuu useaan kokoukseen peräkkäin. Myös taukoja täytyy pitää, riippuen kokousten pituudesta.

”Jos kokous alkaisi aina varttia yli ja loppuisi tasalta, ehtisivät osallistujat helpommin siirtyä kokouksesta toiseen ja orientoitua uuteen asiaan”, Toivanen toteaa.

  1. Päätä paikka ja tapa

JOSKUS on tarpeen keskustella asioista kasvokkain, mutta ei aina. Lyhyt Skype-neuvottelukin on välillä ihan toimiva. Jos kokouksessa pohditaan vapaasti jotakin uutta asiaa, sen voi pitää vaikka ulkona kävellen.

”Kävellessä uudessa ympäristössä voi helpommin syntyä uusia ideoita”, Toivanen sanoo.

Se ei kuitenkaan toimi, jos samalla pitää täyttää excel-taulukkoa. Eikä varmaankaan ole tarpeen silloin, kun tsekataan tilanne lyhyesti läpi.

  1. Laatikaa yhteiset säännöt

KOKOUKSEEN pitää aina valmistautua. Jos kokouksen koollekutsuja jakaa materiaalia tai tehtäviä, se pitäisi hoitaa ajoissa. Kokouksen puheenjohtajan tai vetäjän tulisi jo kutsussa kertoa, kauanko kokous kestää.

Sekä Toivasen että Tolvilan mukaan työyhteisön kokouskäytäntöjen pitäisi olla yhdessä laadittuja. Käyttävätkö esimerkiksi kaikki minuutin puheenvuoron? Työyhteisöissä on aina puheliaita ja hiljaisempia ihmisiä. On huolehdittava tasapuolisuudesta, etteivät joidenkin mielipiteet jää kokonaan kuulematta.

”Jos keskustelussa nousee esiin joku täysin uusia asia, josta pitää sopia, sille sovitaan uusi kokousaika eikä pitkitetä kokousta sen takia”, Toivonen sanoo.

Tolvila painottaa, että koollekutsujalla on iso rooli viedä kokousta eteenpäin.

”Vaikka asioita pitääkin joskus pallotella, loputtomalle asioiden vatkaamiselle on pantava piste.”

Yhdessä myös sovitaan, että osallistujat ovat läsnä kokouksessa, eivätkä esimerkiksi räplää kännyköitään tai läppäriään. On kohteliasta kieltäytyä kokoukseen osallistumisesta, jos ei siihen ole täysipainoisesti aikaa.

Toisten kuunteleminen on myös hyvää käytöstä.

  1. Ota koko porukka mukaan

RYHMÄTOIMINNAN helpottamiseksi on laadittu lukuisia keinoja, joita kutsutaan fasilitoinniksi. Niiden tarkoitus on nimenomaan helpottaa johtamista ja kokousten läpivientiä.

Annamaija Tolvilan mukaan keinot ovat käytännössä asioita, joita ryhmässä voi toteuttaa monella tapaa. Helposti toteutettava tapa on esimerkiksi se, että ensin ideoidaan jotakin asiaa yksin, sitten parin kanssa ja lopulta yhdessä. Tällä tavalla saadaan poimittua yhteiset ”helmet” esille.

Toimiva keino on Tolvilan mielestä myös kerätä yhteistuumin esimerkiksi fläppitaululle asiaan liittyvät faktat, huolet, ydinkysymykset ja ratkaisuehdotukset.

  1. Tee yhteenveto kokouksesta

Kokouksen koollekutsujan on hyvä vetää yhteen, mitä kokouksessa päätettiin ja yhteisesti tulee myös sopia jatkosta eli miten päätetyt asiat viedään käytäntöön tai mitä vielä pitää jatkojalostaa.

Jos mitään ei jää käteen, kokous on ollut turha.

Tämän artikkelin on kirjoittanut Katrina Malmberg ja sen on julkaistu Helsingin Sanomien nettisivuilla 6.4.2018 https://www.hs.fi/elama/art-2000005631190.html, lainattu 6.4.2018 klo 15.00

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *

Ajankohtaista

SOTEFOORUMI 3.5. 2018 Helsingissä
Luotaimen jo kolmas Sote-foorumi kerää kokoon Suomen eturivin asiantuntijat kertomaan ajankohtaisimman tiedon sotemuutoksista. Lähde mukaan!

AAMIAISBRUNSSI YRITTÄJILLE 15.5. KLO 8.30-10 LUOTAIMESSA !
LUOTAIN valittu ELY-keskuksen yritysten kasvuvalmiuksien ja liiketoiminnan uudistumisen kehittämisen palveluntuottajaksi. Uusi sopimuskausi starttaa huhtikuussa. Tule nauttimaan maukas aamupala ja kuulemaan, minkälaista tukea voisit Luotaimelta saada oman yrityksesi kasvuun ja kehittämiseen. ILMOITTAUDU info@luotain.net. Elyn tuki on merkittävä!

LUOTAIMEN KURSSIKALENTERI JULKAISTU
Henkilökohtainen tehokkuus -valmennus 5.4. Valmennus auttaa sinua kehittämään omaa työotettasi ja organisoimaan työtäsi viisaammin -se lisää taitoa mm. yhteensovittaa työtä ja vapaata paremmin. Itsemääräämisoikeus valmennus 10.4.. Esimiestyö ja haastavat tilanteet 16.5., Toimiva työsuhde 8.5. Katso kurssit tästä!

Lehtiartikkeleja Luotaimesta

Helsingin Sanomat 6.4.2018
Artikkeli: Vinkit toimiviin kokouskäytäntöihin. Asiantuntijana Annamaija Tolvila Lue lisää

Työ Terveys Turvallisuus -lehti 6/2016
Artikkeli: Ilmapiiri parani puhumalla hyvää. Asiantuntijana Pia Vilanen Lue lisää

JYTY-Lehti 5/2016
Artikkeli: Luotain Consulting Oy:n toimitusjohtaja JYTY -lehden asiantuntijana aiheena Vaikeat asiat puheeksi Lue lisää

PROVIISSORIT -LEHTI 10/2015
Artikkeli: Vahvuusalueilta innostusta työhön. Kirjoittajat Pia Vilanen ja Tuula Kiuru-Ahvonen Lue lisää

JULKU Pirkanmaan yrityskummien lehti
Artikkeli: Luotain Consulting Oy Vuoden kummiyritykseksi Lue lisää

QUESTBACK asiakaslehti
Artikkeli: Mittaamisen avulla työyhteisö positiiviseen kasvuun Lue lisää

Hyvinvointiblogissa